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湘城院政[2006]50号
（2006年3月29日）
第一章 总 则
第一条 为了建立规范的物资采购行为，实施有效监督，确保物资采购工作公开、公正、公平地进行，根据有关法律、法规及教育部《关于高等院校物资工作若干问题的规定》，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 凡使用学校各种经费的采购活动，均适用本办法。
第三条 物资采购包括学校所有的物资项目，如：仪器、设备、器材、教学耗材，图书资料、教材、练习本及其他印刷品，劳保用品、福利物品，办公家具，学生宿舍用品、军服，建材等。不包括各部门办公耗材。
第四条 物资采购是学校物资工作的组成部分，要运用市场机制，针对不同情况选择最优的采购方式，且须体现科学有效、公正公平、比质比价、监督制约的原则。
第二章 组织机构与职责
第五条 学校成立以分管资产的副校长为组长、由资产与校园管理处处长为副组长，教务处、科技处、院办、计划财务处、审计处、监察室、图书馆、工会主要负责人为成员的物资采购领导小组（根据不同的物资采购项目可吸收使用部门负责人和有关技术专家为成员）。主要职责是：
（一）审定年度物资采购方案（包括采购物资、采购方式等）；
（二）领导物资采购活动；
（三）审查重大物资采购项目的招标；
（四）对正确的评标确定中标单位，对不正确的评标进行废止；
（五）纠正物资采购活动中出现的问题。
学校物资采购领导小组下设办公室，办公室设资产与校园管理处，负责日常事务工作。
第六条 资产与校园管理处是湖南城市学院物资采购的归口管理部门，负责各种物资采购活动的组织与实施。主要职责是：
（一）贯彻执行国家物资采购工作的各项方针政策、法令、法规，结合我校实际情况制定实施办法；
（二）汇总编报学校物资年度采购方案，并负责组织和实施物资采购工作；
（三）负责学校物资采购标书、合同及相关文件的制作；
（四）授权时代表学校与供货商签订物资采购合同；
（五）负责组织有关部门对采购物资进行验收，督促供货商按合同提供售后服务；
（六）会同监察室、审计处及相关职能部门组成物资采购现场工作小组，重大物资采购项目邀请物资采购领导小组副组长或组长出席；
（七）建立有关物资的价格、技术指标及生产厂家的信息系统；
（八）组织、配合有关部门完成零星物资采购工作；
（九）完成学校和物资采购领导小组交办的其他工作。
第七条 物资采购现场工作小组主要职责是：
（一）修订物资采购的建议方案，提出评标办法（包括评标小组构成），参与评标工作以外的物资采购活动；
（二）对拟确定的供货商进行资信、技术和产品质量方面的调查；
（三）决定物资采购项目供货商的参与资格；
（四）审查物资采购项目的标书及相关文件；
（五）向评标小组提供投标单位被考察的情况；
（六）监督物资采购评标过程；
（七）听取评标小组组长汇报评标情况，确认评标是否正确，对正确的评标建议中标单位，对不正确的评标建议废止。
第八条 校办负责建立招标采购评委库，评委由校办管理。抽取评委组成物资采购评标小组时，必须在纪检的监督下随机抽取，开标前通知到人。物资采购评标小组应有经济、技术方面的专家，并推荐其中1人为组长。必要时可聘请校外专家为评标小组成员。
第九条 物资采购评标小组主要职责是：
（一）对照招标书要求，认真审核投标单位投标书；
（二）对物资采购现场工作小组提供考察投标单位的情况进行认真考虑、分析；
（三）从经济、技术、服务等方面仔细比较各投标单位投标书及相关信息；
（四）表决评标结果，并排序第一、二、三名；
（五）委托组长向物资采购现场工作小组如实汇报评标情况。
第三章 物资采购审批
第十条 学校对所需物资进行批量采购，原则上每学期进行两次大的集中采购，减少零星采购数量。各部门应根据所需物资缓急向资产与校园管理处提交年度物资采购申请书。申请书中应包括物资的品名、技术指标、数量、规格、型号、配件、价格估算、参考厂家、使用时间等。
第十一条 根据各部门年度物资采购申请书，资产与校园管理处汇总编报学校年度物资采购方案，提请物资采购领导小组审议后，报分管资产的副校长、校长批准后执行。
第十二条 控购物资采购，必须先办理专控审批手续。
第十三条 物资采购严禁采取化整为零、化大为小、同一次采购分批分次进行。
第四章 物资采购管理与方式
第十四条 各部门不得未经审批采购物资或违规采购物资，否则不予验收、注册、报帐。
第十五条 物资采购分下列两种情况：
（一）一次性采购金额在5万元以上的原则上实行招标，依据其金额大小和技术难度确定评标小组人数，其技术专家人数不得少于1/2，使用部门评标人数一般不得超过2人：
1、一次性采购金额在100万元以上的，评标小组7人以上；
2、一次性采购金额在30万元以上100万元以下的，评标小组5人以上；
3、一次性采购金额在5万元以上30万元以下的，评标小组3人以上。
（二）一次性采购金额在5万元以下的由学校直接向供货商采购：
1、一次性采购金额在1万元以上5万元以下的，由资产管理部门1人、监察部门1人、审计部门1人、使用部门1人组成临时采购小组采购；
2、一次性采购金额在2000元以上10000元以下的，经监察、审计部门认可后，由资产管理部门1人、使用部门1人组成临时采购小组采购；
3、一次性采购金额在2000元以下的，经资产管理部门认可后，由使用部门自行采购，但必须两人以上。
第十六条 物资采购前，应预先商定标书，确定采购方式、评标办法、供货商名单及联系方式等。5万元以上的采购项目，招标结束后，应把结果上报物资采购领导小组同意后才可与厂家签订贸易合同。
第十七条 凡采购物资，原则上都应签订贸易合同。一次采购总额5万元以上的，无特殊情况必须签订贸易合同。合同内容主要包括：设备名称、配置、附件、规格型号、性能与技术指标、数量、价格、安装调试、售后服务、付款方式和违约责任等。签订贸易合同的双方必须都具有法人资格或受法人书面委托，贸易合同才能生效。物资采购的合同专用章是受校长委托，具有法律效力。行政公章等其他印章均不能用于签订贸易合同。
第十八条 属于下列情形之一的，可以采取竞争性谈判采购方式：
（一）招标后，没有供货商投标或者没有合格投标商的；
（二）因出现不可预见的情况而急需采购，无法按招标方式得到的；
（三）招标文件的准备需要高额费用的；
（四）供货商准备投标文件需要高额费用的；
（五）对高新技术含量有特别要求的；
（六）学院认定的其他情形。
第十九条 具有标准价格或价格弹性不大的单项或批量采购的现货，可以采取询价采购方式。
第二十条 属于下列情形之一，可以采取单一来源采购方式：
（一）只能从特定供货商处采购，或供货商拥有专利权，且无其他合适替代的；
（二）原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供货商采购的；
（三）在原招标项目的范围内，补充合同的总价值不超过原合同的30%，且离原招标时间不得超过3个月，与原供货商签约的；
（四）预先声明需对原有采购进行后续扩充的；
（五）学院认定的其他情形。
第二十一条 招标一般程序
（一）进行市场调查；
（二）编制招标文件；
（三）招标公告，发出招标邀请书。根据供货商的技术生产能力和最近2?3年的业绩、信誉、产品质量、交货期及经营作风等方面，适当选择一定数量的供货商，作为投标商参与投标；
（四）按规定时间发售招标文件。所收费用交计划财务处后接程序审批用于编制标书、制作相关文件、专家酬劳、市场调查等开支；
（五）投标。投标单位在规定时间内送达投标书。有关人员应认真检查投标书的密封情况，密封不好的，应予退还，并做好投标书送达时间记录。需交纳投标保证金的，投标单位同时要交纳招标文件规定的保证金，招标结束后，及时退还；
（六）开标。开标应在投标截止日期后的一个星期内进行。可由投标单位?物资采购现场工作小组、物资采购评标小组参加，50万元以上的项目，物资采购领导小组副组长或组长应到场指导。开标应由主持人在确认密封完好无误后当众拆封，验证投标资格并当场分开宣读投标单位的名称、投标项目的主要内容、投标报价以及其他有价值的内容。在开标之前，投标单位可对投标书的内容进行补充或更改，也可撤回投标。补充、更改的内容为投标文件的组成部分；
（七）评标。物资采购评标小组对投标单位的资信、投标价格、质量等级、性能与技术指标、安装调试、售后服务等进行综合评价，把价格、性价比作为关键的评价依据。对投标文件中含义不明确的内容，可要求投标单位做出必要的澄清或说明，也可答疑，投标单位需补充的资料，须以书面形式给予确认。在物资采购评标小组充分讨论的基础上，评选出第一、二、三中标候选单位；
（八）定标。物资采购现场工作小组听取物资采购评标小组组长的评标情况汇报后对评标结果进行初审，然后委托资产与校园管理处处长向物资采购领导小组汇报招标情况，再由物资采购工作领导小组进行审议，确定中标单位。
资产与校园管理处对评标工作的全过程要做好详细记录，评标结果须由全体评标人员签字；
（九）向投标单位发出通知。定标后，由资产与校园管理处在2至3日内向投标单位发出中标或落标通知；
（十）签订贸易合同。采购招标办?项目使用单位与中标单位进行贸易合同谈判，拟定贸易合同条款。必要时聘请学校法律顾问审查贸易合同。合同经校长审定后委托代办人签字，中标单位签字，加盖合同专用章。
第五章 验收与付款
第二十二条 采购物资应当尽力全程跟踪进行质量监督，杜绝与贸易合同或样品质量要求不符的情况发生。采购物资到位后验收按《湖南城市学院仪器设备管理办法》、《湖南城市学院大型精密仪器设备管理办法》、《湖南城市学院材料、低值品、易耗品管理办法》执行。
第二十三条 采购物资报帐程序按学校财务规定执行，付款时间、方式按贸易合同规定或其他协定执行。未经资产与校园管理处会同相关部门验收、注册的采购物资，计划财务处一律不予办理报帐。
第六章 废 标
第二十四条 学校物资采购部门或采购人员有下列情形之一的，采购废止，由物资采购领导小组责令改正，并视情况报学校纪检追究有关主管人员和当事人的责任：
（一）应当采用集中招标方式而未采用的；
（二）报名合格的供货商未超过三家的；
（三）擅自提高采购标准的；
（四）同供货商违规串通的；
（五）拟采购物资技术性能不先进，或过时，或淘汰，或大量重复的；
（六）拟采购物资价格明显高于同类产品的；
（七）拒绝学校纪检、监察、财务、审计部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的；
（八）其他违反国家法律法规、学校规章制度的情形。
第二十五条 供货商有下列情形之一的，采购废止，由物资采购领导小组责令改正，给予警告，并按合同及有关规定处以罚款；给学校造成损失的，供货商须承担赔偿责任：
（一）投标文件未密封，或未盖单位公章的；
（二）提供虚假资质材料，骗取学校采购供货商资格的；
（三）投标单位在同一份投标文件中有两个或多个报价的，或递交两份内容不同的投标文件，又未声明哪一份有效的；
（四）提供虚假投标文件的；
（五）采用不正当手段诋毁、排挤其他供货商的；
（六）投标单位未交保证金的；
（七）同学校参与采购人员违规串通的；
（八）投标文件中无法定代表人（或者授权代理人）；
（九）中标后无正当理由不与学校签订采购合同的；
（十）更改招标内容及技术参数的；
（十一）向学校采购人员行贿或者提供其他不正当利益的；
（十二）投标单位串标哄抬价格的，或价格明显高于市场价格的；
（十三）其他违反国家法律法规、学校规章制度的情形。
第二十六条 废标应尽量避免纠纷，由物资采购现场工作小组提出建议，报物资采购领导小组决定后执行。
第七章 监督与处理
第二十七条 学校物资采购工作接受纪检、监察、审计、财务和群众监督，任何单位和个人有权对物资采购活动中的违法违规行为以口头、书面形式向学校有关部门投诉。
第二十八条 学校物资采购归口管理部门应对采购活动和采购人员进行严格管理，规范采购行为，加强行业自律。
参加学校物资采购人员应自觉遵守保密原则和其他规定，不得对外透露学校采购项目的标底、供货商的投标文件、招标评审情况、谈判情况等内容；不得违反规定，采取有利于某个供货商的措施；评标人员应客观公正地履行职责，对所提出的评审意见承担个人责任，与投标单位有亲属关系的评标人员应当回避；任何个人不得接受厂家给予的回扣，若以明扣方式给予回扣的，冲抵学校购货支出。
第二十九条 学校物资采购归口管理部门工作人员或采购人员不履行职责，徇私舞弊，玩忽职守，质量监督不力的，造成到位物资的质量与贸易合同或样品质量要求不符而很难更换，以及给学校造成其他损失，由学校纪检会同有关部门依情节轻重和态度好坏给予批评教育、调离岗位、党纪政纪处分，情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
第三十条 供货商不按贸易合同或样品质量要求交货，责令更换；如很难更换，但不影响使用功能，则处以罚款，并视情节轻重和态度好坏决定1～3年不得成为学校供货商，给学校造成损失，须承担赔偿责任。
第八章 附 则
第三十一条 供货商是指具备向学校提供货物、工程和服务能力的法人组织或者个人。合格供货商应具备下列条件：
（一）具有法人资格或者具有独立承担民事责任的能力；
（二）遵守国家法律、行政法规，具有良好的信誉；
（三）具有履行经济合同的能力和良好的履行合同的记录；
（四）良好的资金、财务状况；
（五）国家及省级人民政府规定的其他条件。
第三十二条 控购设备采购按《湖南城市学院控购设备采购与管理办法》执行。
第三十三条 本办法由资产与校园管理处负责解释。
第三十四条 本办法自发布之日起执行。学校原有物资采购办法同时废止。
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